Goed om te weten
PublieKracht;
Ruimte voor
jouw talent
Ben jij een Young Professional met uitstekend organisatietalent en een vooruitstrevende mindset? Heb je affiniteit met het werken binnen een dynamische en veelzijdige gemeente? Als het jou energie geeft om als spil in het web te fungeren en ervoor te zorgen dat alles gestroomlijnd verloopt, dan pas jij perfect in de rol als projectsecretaris! Gemeentes hebben verschillende complexe projecten lopen waar jij als starter deel van kan uitmaken.
Lees verderAls projectsecretaris draag je bij aan het verwezenlijken van de ambities van de stad en de regio. Je biedt organisatorische, secretariële/administratieve, en bestuurlijke ondersteuning aan zowel de projectmanager als het project zelf. Jouw taken omvatten onder andere:
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief communicatie met betrokken partijen, het (mede) initiëren van relaties, en het onderhouden van een netwerk.
- Agendabeheer van de projectmanager waarmee je samenwerkt.
- Coördinatie en opvolging van acties en werkzaamheden voortkomend uit de projectplanning.
- Beheer van het projectdossier.
- Monitoring van de projectvoortgang op GROTICK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit) met advies- en rapportageverantwoordelijkheid.
- Beheer van projectfinanciën, inclusief het aanmaken en registreren van financiële verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, opstellen en actualiseren van projectbegroting, beheren van aanbestedingsdossiers, en het toezien op de naleving van administratieve organisatie en procedures.
- Proactieve signalering van risico's en tijdige betrokkenheid van relevante stakeholders bij besluitvorming.
- Procesbewaking, het opstellen van projectplannen en voortgangsrapportages, en het bijdragen aan andere relevante besluitvormingsstukken.
- Coördinatie en inhoudelijke bijdrage aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
- Sparren met de projectmanager, en adviseren en rapporteren over de projectvoortgang.
- Gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie.
- Bijdragen aan de professionalisering van het projectmanagement.
Als gepassioneerde projectprofessional ben je gericht op resultaat en omgevingsbewust. Je bent een uitstekende verbinder met sterke communicatieve vaardigheden. Proactiviteit en het vermogen om zelfstandig te werken zijn vanzelfsprekend voor jou. Je signaleert en analyseert wat er speelt binnen en buiten de organisatie en handelt hier adequaat op. Verder beschik je over:
- Een afgeronde Hbo-opleiding, bij voorkeur binnen het ruimtelijk en/of publieke domein.
- Nul tot drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
- Ruime ervaring met verslaglegging.
- Affiniteit met projectmatig werken.
- Planmatige vaardigheden in een politiek-bestuurlijke omgeving.
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden en het vermogen om programmamanagers en projectmanagers hierbij te ondersteunen.
Perks of the job
Na de kickstart van je carrière wil je natuurlijk doorgroeien. Tijdens jouw loopbaan investeren wij in jouw ontwikkeling en helpen wij jou kansen vinden die bij jou passen.
Wij vergoeden de kosten van jouw woon-werkverkeer, met een voorkeur voor duurzame reisalternatieven zoals treinreizen. Als je met de auto komt, bieden wij een kilometervergoeding.
Wij investeren in jouw persoonlijke ontwikkeling door middel van 1-op-1 coaching van onze Talentmanagers en groepstrainingen binnen het ontwikkeltraject samen met jouw mede-Young Professionals.
Appen, mailen, bellen, het mag allemaal. Wij zijn een platte organisatie waar genoeg ruimte is voor persoonlijke aandacht.
Wij begrijpen dat werk belangrijk is, maar we waarderen ook allemaal onze vrije tijd. Bij ons krijg je de ruimte om een goede werk-privé balans te houden.
Naast het persoonlijke ontwikkeltraject, bieden wij een budget om te investeren in opleidingen of cursussen die relevant zijn voor jouw werk. Hiermee kan je jouw vaardigheden en kennis uitbreiden. Dit kan je direct toepassen op de werkvloer en is handig voor de toekomst.
Iedere 3-4 maanden organiseren wij een bijeenkomst, waar je jouw mede-Young Professionals ontmoet, óf leert kennen. Wij organiseren een leuke activiteit en sluiten af met een borrel. Een mooi moment om te netwerken en plezier te hebben.
Naast hard werken is het van cruciaal belang om goed uit te rusten. Daarom krijg jij 27 vakantiedagen om er even lekker tussenuit te gaan en op te laden.
